- Problem
- Personal ist stark eingebunden, Kosten sind hoch.
- Ansatz
- Durchgängige Automation mit klaren Regeln.
- Potenzial
- Konzentration aufs Wesentliche – bis zu 80 % Zeitersparnis.
- Umsetzung
- Einfach, schnell umsetzbar.
PROZESSE. AUTOMATISIERT. WERTSCHAFFEND.
Prozessautomatisierung
Mehr Umsatz. Weniger Verwaltung.
Weniger Arbeitsschritte. Bis zu 80 % schneller. Prozessautomatisierung skaliert den Umsatz und senkt den Aufwand. Für Unternehmer, die Anfragen ohne großes Dazutun in Aufträge verwandeln wollen.
Passt Prozessautomatisierung zu Ihrer Situation?
Ordnen Sie Ihre aktuelle Situation ein und erfahren Sie, wie gut Prozessautomatisierung passt, welche Grenzen es gibt und was die nächsten Schritte sind.
- Problem
- Verzögerte Freigaben, unklare Zuständigkeiten und Fristen.
- Ansatz
- Aktive Systemunterstützung, automatische Erinnerungen und Eskalationen.
- Potenzial
- Initiativen laufen, das Unternehmen wird vorangetrieben – oft 30 % schneller.
- Umsetzung
- Schrittweise, System denkt mit und sichert ab.
- Problem
- Sonderfälle werden manuell verwaltet und langsam bearbeitet.
- Ansatz
- Ausnahmen minimieren und automatisieren.
- Potenzial
- Klarere Geschäftsprozesse, Wegfall unnötiger Sonderschritte – oft 80–90 %.
- Umsetzung
- Einfach, Entscheidungen gemeinsam treffen.
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Warum das Handeln oft ins Stocken gerät
Immer wieder kommt es zu Situationen, in denen Wiedervorlagen händisch verwaltet werden, Ergebnisse nicht vorliegen und die fehlende Kontrolle über den Fortschritt den Abschluss verzögert.
EINGANG
ZUORDNUNG
BEARBEITUNG
ABSCHLUSS
Akute Geschäftsfragen
Durchlaufzeiten
- Verzögerungen. Unerledigtes. Fristverzug.
Kapazitätsbindung
- Übersichtsverlust. Doppelbearbeitungen. Abstimmungsaufwand.
Zielerfüllung
- Bauchgefühl. Schätzungen. Ungenauigkeiten.
Fokus auf das Wesentliche. Technisch unterstützt.
Alltag: Eine Kundenanfrage geht ein. Informationen zusammensuchen, weiterleiten, nachfragen und Wiedervorlagen selbst verwalten. Wir lösen diesen Konflikt durch das perfekte Zusammenspiel aus maschineller Abarbeitung und menschlicher Bewertung – dort, wo sie wirklich benötigt wird.
Ohne Ton
Weniger E-Mails. Weniger Handarbeit. Alles im Blick.
So funktioniert der Ablauf – einschließlich Ausnahmen
00:00–00:04 · Das volle Postfach
Ein Mitarbeitender öffnet das Postfach des Kundenservice. Weitere Anfragen kommen an. Der Gedanke lautet: „Schon wieder so viele Mails.“ Die gezeigten Nachrichten und Zahlen sind fiktive Beispieldaten.
00:04–00:08 · Womit anfangen?
Mehrere Anfragen werden nacheinander hervorgehoben. Eine verlässliche Priorisierung ist nicht erkennbar. Der Mitarbeitende fragt sich: „Was ist dringend? Womit fange ich an?“
00:08–00:12 · Die Kundenanfrage lesen
Der Kunde möchte den Stand zu Auftrag A-1048 wissen und reicht ergänzende Unterlagen als Anhang nach. Die Anfrage wird als KA-1048 durch den gesamten Film verfolgt. Zunächst muss der Mitarbeitende Inhalt und Anhang selbst lesen und einordnen.
00:12–00:17 · Informationen zusammensuchen
Auftragssystem, Dokumentenablage und eine eigene Excel-Liste werden nacheinander geöffnet. Der Bearbeitungsstand ist unvollständig; mehrere Dokumentversionen sind sichtbar. Daten und Notizen werden von Hand abgeglichen und übertragen.
00:17–00:22 · Nachfragen und weiterleiten
Der Kundenservice fragt beim Fachbereich nach. Dieser bittet um die neuen Unterlagen. Eine weitere Nachricht folgt. Trotz mehrerer interner Nachrichten ist die Rückmeldung zum Auftragsstand noch offen.
00:22–00:28 · Manuelle Wiedervorlage
Der offene Fall wird zusätzlich in einer Excel-Liste geführt. Der Mitarbeitende trägt einen eigenen Kalendertermin ein und hält eine Notiz auf dem Schreibtisch beziehungsweise in einem Dokument fest. Stand, Frist und nächste Rückfrage müssen in mehreren Hilfsmitteln selbst aktualisiert werden.
00:28–00:35 · Folgen und Wendepunkt
Informationssuche und Nachhalten kosten Zeit, Kunden warten, und jeder zusätzliche Bearbeitungsschritt bindet Personal. Es folgt die Frage: „Kennen Sie das? Und fragen sich, wie man solche Situationen verhindern kann?“ Es werden keine gemessenen Einsparungen oder Kundenergebnisse behauptet.
00:35–00:45 · Die sichtbare Transformation
Dieselben Informationen bleiben erhalten, werden aber einem geführten Vorgang zugeordnet. Die persönliche Excel-Liste wird durch Status und Zuständigkeit ersetzt, der Kalendertermin durch Frist und automatische Erinnerung, die Notiz durch Informationen am Vorgang. Das Kundenportal wird mit KI-Unterstützung und regelbasierter Automation verbunden.
00:45–00:53 · Portal und E-Mail als Eingangswege
Formularfelder im Kundenportal liefern strukturierte Daten, beispielsweise Auftragsnummer und Anliegen. Unstrukturierter Freitext und Anhänge werden bei Bedarf KI-gestützt aufbereitet. Auch ein Portal kann Freitext und Anhänge enthalten. Portal und E-Mail sind alternative Eingangswege in denselben Bearbeitungsprozess, keine doppelte Erfassung derselben Anfrage.
00:53–01:04 · Aufbereiten, prüfen und zuordnen
Die KI bereitet einen Vorschlag mit Auftragsbezug, Anliegen und erkanntem Anhang vor. Feste Regeln prüfen Zuordnung, Kundenbezug und Berechtigung. Unklare Angaben gehen an das zuständige Team. Im gezeigten Fall werden die Unterlagen zugeordnet; die fachliche Rückmeldung zum Auftragsstatus bleibt zunächst offen.
01:04–01:18 · Systemgeführte Aufgaben und Wiedervorlage
Eine operative Aufgabenübersicht zeigt fünf fiktive Vorgänge. KA-1048 ist nach definierten Regeln priorisiert, dem Kundenservice zugeordnet und auf heute 14:00 terminiert. Ein ausdrücklich markierter Zeitsprung zeigt die Fälligkeit: Weil die Rückmeldung fehlt, wird automatisch erinnert. Eine eindeutig zuordenbare Antwort aktualisiert denselben Vorgang und hebt die Wiedervorlage auf. Der Kundenservice prüft die Kundenantwort und sendet sie. Erst danach wechselt die Aufgabe auf „Erledigt“ und verschwindet aus der offenen Liste. Nicht eindeutig zuordenbare Antworten bleiben ein Klärungsfall.
01:18–01:25 · Ergebnis
Der Kunde sieht Eingang, Unterlagen, Rückmeldung und Abschluss im Portal. Der Kundenservice hat Status, Prioritäten und Zuständigkeiten in einer Aufgabenübersicht. Im konfigurierten Beispielprozess entfallen die zusätzlichen persönlichen Wiedervorlagen. Die Schlussbotschaft lautet: „Weniger E-Mails. Weniger Handarbeit. Alles im Blick.“
Formularfelder liefern strukturierte Daten. Freitext und Anhänge können über beide Eingangskanäle eintreffen und benötigen gegebenenfalls KI-gestützte Aufbereitung. Welche Schritte automatisiert werden, hängt von Daten, Regeln und Zuständigkeiten des konkreten Prozesses ab.
Ohne Ton verständlich · Schematischer Anwendungsfall mit fiktiven Daten
Automatisierung mit enormer Wirkung.
Bei der Optimierung eines bestehenden Belegprozesses haben wir einen durchgängigen Lösungsansatz entwickelt: automatische Beleganforderung, systematische Nachverfolgung, eine integrierte Portallösung und die automatisierte Finalisierung der Bearbeitungsdurchläufe.
Vier Prozessbausteine. Ein außergewöhnliches Ergebnis.
Die größte Wirkung entsteht, wenn wiederkehrende Aufgaben nicht nur einzeln automatisiert werden, sondern als durchgängiger Prozess ineinandergreifen. Weniger manuelle Eingriffe, weniger Abstimmung und erheblich mehr Kapazität für wertschöpfende Arbeit.
In fünf Schritten zur Automation.
Sie wissen, was wir übernehmen, wo Sie mitwirken und welches Ergebnis jeder Schritt liefert.
Abläufe verstehen
Wir untersuchen Prozesse und Systeme. Sie bringen Praxisfälle und Prozesswissen ein. Gemeinsam grenzen wir ab, welche Abläufe automatisiert werden sollen.
Umsetzung planen
Wir definieren Regeln, Schnittstellen und Abnahmekriterien. Sie stimmen Anforderungen und Prioritäten mit uns ab. Daraus entsteht der Plan mit Aufwand, Terminen und Zuständigkeiten.
Automation umsetzen
Wir automatisieren die vereinbarten Abläufe und verbinden die Systeme. Sie stellen erforderliche Zugänge und Testdaten bereit. Das Ergebnis ist eine testbare Automation.
Gemeinsam prüfen
Wir testen Standardfälle, Ausnahmen und Datenübergaben. Sie prüfen die fachlichen Ergebnisse. Dokumentierte Tests bilden die Grundlage für Ihre Abnahme.
In Betrieb nehmen
Wir begleiten Einführung und Übergabe. Sie benennen Verantwortliche für den Betrieb. Gemeinsam prüfen wir die Wirkung anhand der vereinbarten Kennzahlen.
Was vor der Automatisierung stimmen muss.
Sechs Prüffelder zeigen, welche Voraussetzungen eine Automatisierung begünstigen und welche Konsequenzen entstehen, wenn diese fehlen – von notwendigen Verbesserungen über Teilautomatisierung bis zum Verzicht auf eine unwirtschaftliche Umsetzung.
| Prüffeld | Gute Voraussetzung | Einschränkung und Konsequenz |
|---|---|---|
| Prozessstabilität | Klare, wiederholbare Abläufe | Häufige Änderungen – zuerst stabilisieren |
| Datenqualität | Vollständige, verlässliche Daten | Fehlerhafte Daten – zunächst bereinigen |
| Schnittstellen | Systeme können Daten austauschen | Fehlende Anbindung – Alternativen prüfen |
| Ausnahmen | Sonderfälle sind definiert | Viele Einzelfälle – Reduzierung & Teilautomatisierung |
| Organisation | Zuständigkeiten sind geklärt | Unklare Entscheidungen – Verantwortlichkeiten festlegen |
| Wirtschaftlichkeit | Ausreichend Vorgänge und Zeitgewinn | Hoher Aufwand bei geringem Nutzen – nicht automatisieren |
Was möchten Sie herausfinden?
Bewerten Sie die Voraussetzungen Ihres Unternehmens oder verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über die möglichen Kosten.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung zu DigITrans 360
Antworten auf wichtige Fragen zu Wirtschaftlichkeit, Einführung, Zusammenarbeit und sicherem Betrieb.
Wie viel Arbeitszeit können wir durch Prozessautomatisierung tatsächlich einsparen?
Der mögliche Zeitgewinn hängt von Ihren Vorgangszahlen, den heutigen Bearbeitungszeiten und dem tatsächlich automatisierbaren Anteil ab. Wir berücksichtigen auch Nacharbeiten, Fehlerkorrekturen und weiterhin notwendige Kontrollen. Warte- und Durchlaufzeiten betrachten wir getrennt, denn eine kürzere Durchlaufzeit bedeutet nicht automatisch weniger Arbeitsstunden.
Aus diesen Daten ermitteln wir ein nachvollziehbares Einsparpotenzial. Dabei unterscheiden wir zwischen frei werdender Arbeitskapazität und tatsächlich reduzierbaren Kosten. So entsteht eine belastbare Grundlage für Ihre Entscheidung statt einer pauschalen Einsparquote.
Müssen wir neue Software anschaffen, um unsere Prozesse zu automatisieren?
Nicht unbedingt. Wir prüfen zuerst, welche Automatisierungsfunktionen, Workflows und Schnittstellen Ihre vorhandenen ERP-, CRM- und Fachanwendungen bereits bieten. Häufig lassen sich bestehende Funktionen nutzen oder Systeme gezielt miteinander verbinden.
Erst wenn diese Möglichkeiten nicht ausreichen, vergleichen wir Erweiterungen und zusätzliche Lösungen. Entscheidend sind der tatsächliche Funktionsbedarf, die Einführungskosten, die laufenden Aufwendungen und die Wartbarkeit. Damit sollen vorhandene Investitionen möglichst sinnvoll weitergenutzt werden.
Können wir mit einer kleinen Automatisierung beginnen und später erweitern?
Ja. Ein klar abgegrenzter Ablauf ist häufig ein sinnvoller Einstieg. So können wir die technischen Voraussetzungen und den tatsächlichen Nutzen mit überschaubarem Aufwand überprüfen, bevor weitere Prozesse einbezogen werden.
Bereits bei der ersten Umsetzung berücksichtigen wir mögliche Erweiterungen und notwendige Schnittstellen. Ob sich die Lösung später ohne größere Anpassungen erweitern lässt, hängt von ihrer Architektur und den beteiligten Systemen ab. Diese Entscheidung treffen wir deshalb nicht erst nach dem ersten Projekt.
Wie lange dauert es, bis eine Automatisierung produktiv eingesetzt werden kann?
Ein klar beschriebener Ablauf mit verfügbaren Schnittstellen lässt sich meist schneller umsetzen als eine bereichsübergreifende Automation mit vielen Abhängigkeiten. Eine seriöse Zeitangabe ist jedoch erst möglich, wenn die Ausgangssituation geprüft wurde.
Wichtige Einflussfaktoren sind Prozessvarianten, Datenqualität, Zugriffsrechte, Abstimmungen und notwendige Tests. Auf dieser Grundlage planen wir die Umsetzung mit nachvollziehbaren Meilensteinen, fachlicher Abnahme und einem vorgesehenen Einführungstermin.
Wie viel Zeit müssen unsere Mitarbeitenden für die Umsetzung einplanen?
Ihre Mitarbeit wird vor allem dort benötigt, wo fachliches Wissen und betriebliche Entscheidungen erforderlich sind. Dazu gehören die Beschreibung tatsächlicher Abläufe, die Klärung von Sonderfällen, die Bereitstellung notwendiger Informationen und die Prüfung der Ergebnisse.
Die technische Konzeption und die vereinbarte Umsetzung übernehmen wir. Welche Mitarbeitenden wann benötigt werden und welchen Aufwand wir dafür einplanen, wird im Projektplan festgelegt. Dadurch lässt sich die Beteiligung gezielt organisieren, ohne unnötig Kapazitäten aus dem Tagesgeschäft zu binden.
Welche laufenden Kosten entstehen nach der Einführung?
Neben den einmaligen Umsetzungskosten können laufende Aufwendungen für Softwarelizenzen, Hosting, Schnittstellen, technische Überwachung, Wartung und Support entstehen. Bei KI-gestützten Funktionen kommen gegebenenfalls nutzungsabhängige Gebühren hinzu.
Auch Änderungen an Geschäftsprozessen oder angeschlossenen Anwendungen können später Anpassungen erforderlich machen. Wir unterscheiden deshalb zwischen einmaliger Investition, regelmäßigen Betriebskosten und möglichen zusätzlichen Aufwendungen. So lässt sich die Wirtschaftlichkeit über die Einführung hinaus beurteilen.
Was passiert, wenn eine Automation ausfällt oder unsere Abläufe sich ändern?
Eine Automation benötigt klare Regeln für Störungen, Ausnahmen und Veränderungen. Je nach Prozess werden Fehler protokolliert, Vorgänge angehalten oder an zuständige Mitarbeitende übergeben. Kritische Folgeschritte dürfen nicht unkontrolliert weiterlaufen.
Für wichtige Abläufe prüfen wir außerdem manuelle Rückfallmöglichkeiten und einen kontrollierten Wiederanlauf. Ändern sich Prozesse, Datenstrukturen oder angeschlossene Systeme, müssen betroffene Regeln und Schnittstellen angepasst und getestet werden. Die erforderlichen Kontroll- und Eingriffsmöglichkeiten legen wir bei der Konzeption fest.
Wie werden unsere Unternehmens- und Kundendaten bei der Automatisierung geschützt?
Die Schutzmaßnahmen richten sich nach den verarbeiteten Informationen und den beteiligten Systemen. Bereits bei der Planung klären wir Berechtigungen, Datenübertragungen, Speicherorte, Protokollierung und die erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen.
Bei externen Diensten und KI-Anwendungen prüfen wir zusätzlich, welche Informationen verarbeitet werden dürfen, wo die Verarbeitung stattfindet und welche vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen sind. Auch die Verantwortlichkeiten müssen eindeutig geregelt sein. Ziel ist eine kontrollierbare und auf das erforderliche Maß begrenzte Datenverarbeitung.